Um die Wirkung von Feedback zu verdeutlichen, möchte ich eine inspirierende Anekdote teilen.

Nach einem erfolgreichen Auftritt vor dem versammelten Management meiner damaligen Firma, erhielt ich unerwartet eine kritische Reaktion zu meinem Aussehen. Tatsächlich hatte ich mir die Wimperntusche mal so richtig wirklich verschmiert. Ich sah gefühlt aus wie ein Clown.

Ich war schockiert und verärgert, über die Art, wie mir das Feedback gegeben wurde. Ich hatte erstens nicht darum gebeten, zweitens war ich überhaupt nicht in der Lage, das auch nur ansatzweise zu verarbeiten. Ich kam von einer Wolke 7, die Präsentation die ich gehalten habe, war super gelaufen – doch jetzt dachte ich nur: „Mist, was denken die jetzt von mir??“ Der Zeitpunkt war also nicht optimal.

Im Nachhinein erkannte ich die Chance zur persönlichen Weiterentwicklung oder anders gesagt, in diesem Fall zur Verbesserung meines Make-ups. Zudem stellte sich heraus, meine Kollegin, die mir die Info gegeben hatte, wollte mir einfach nur den Hinweis geben. Mehr nicht. Ich selbst hatte Gottweißwas hineininterpretiert.

Diese Erfahrung lehrte mich, Feedback als Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung zu betrachten: Sowohl, wenn ich ein Lob oder eine Kritik erhalte, jedoch auch, was die Art und Weise angeht, wie wir Menschen uns gegenseitig kommentieren. Hinzu kommt, dass der richtige Zeitpunkt auch einen großen Faktor einnimmt.

Die Kunst der Rückmeldung beginnt mit dem richtigen Zeitpunkt. Respektvoll um Erlaubnis zu bitten, bevor du Feedback gibst, zeigt deinen sensiblen Umgang mit der Situation und deinen Wunsch nach einem offenen Dialog. Dabei ist es wichtig, nicht zu lange mit den Hinweisen zu einem Geschehen zu warten. Die Rückkopplung sollte also zeitnah erfolgen, damit das, was passiert ist, noch frisch in der Erinnerung ist. Ansonsten fällt es schwer, sich die Sachlage wieder vor Augen zu führen.

Erhältst du eine kritische Anmerkung, so nimm es weniger als Kritik auf, sondern betrachte sie als eine Art Präsent. Das ist eine Gelegenheit zur Weiterentwicklung. Sei dir darüber klar, dass die Rückmeldung (nichts anderes ist Feedback) subjektiv ist: Es ist eine Wahrnehmung aus der Sicht des Feedback-Gebenden.

Als Feedback-annehmende Person hast du jedoch die Kontrolle darüber, ob du das annehmen möchtest oder nicht. Wenn Kritik dir nicht hilfreich erscheint, kannst du sie auch verwerfen. Damit wahrst du die Autonomie über deinen Lernprozess. Ich nenne das auch Eigenverantwortung.

Bist du die Person, die Kritik oder Lob austeilst, dann denke daran, dass du deine Äußerung ebenfalls als Geschenk verpackst. Du darfst sagen, was du möchtest, doch du solltest immer darauf achten, wie du etwas anmerkst. Denn auch deine Wahrnehmung ist zunächst subjektiv.

Emotionale Reaktionen auf eher kritisches Feedback sind normal und menschlich.

Die Kunst liegt darin, ruhig zu bleiben, aktiv zuzuhören und sich Zeit zu nehmen, bevor du in eine Diskussion eintrittst. Häufig wird unterschätzt, dass jede und jeder von uns stets die Möglichkeit hat, erst einmal tief ein- und auszuatmen, bevor eine Antwort erfolgen muss. Frage dich bitte auch, ob überhaupt eine Antwort zu erfolgen hat.

Viele Konflikte entstehen dadurch, weil wir denken, sofort reagieren zu müssen.Und das auch auf eine persönlich kritische Äußerung. Doch das ist nicht der Fall. Du hast jederzeit die Möglichkeit, das Gesagt in Ruhe zu durchdenken. Zudem hast du auch hier immer die Möglichkeit, Fragen zu den Anmerkungen zu stellen: es ist wichtig, dass du verstehst, was gemeint ist. So hast du Klarheit darüber, was beispielsweise nicht so reibungslos gelaufen ist und hast die Möglichkeit, das zu ändern.

Wenn du Feedback gibst, achte darauf, dass der Fokus auf den Lösungen liegt, anstatt auf Schuldzuweisungen. Präsentiere wie schon geschrieben dein Feedback als Geschenk, als Idee, als Lösungskreation. Nochmal: Sei dir bewusst, dass das, was du dem oder der anderen Person mitgeben willst, deine persönliche Wahrnehmung ist.

Diese Herangehensweise fördert eine positive Atmosphäre für konstruktive Veränderungen und unterstützt deine persönliche Entwicklung und kann sich ausweiten auf dein Team. Gerade für das Team Führungskraft und Assistenz kann das enorm verbindend sein.

Machen wir uns nichts vor: selbst das supernett gemeinte Feedback kann zu den unpassendsten Zeiten auftauchen. Doch gleichzeitig, ja, ich wiederhole das, ist es eine Chance zur persönlichen Weiterentwicklung.

Ein sinnvoller Rat zur rechten Zeit kann durchaus auch entscheidend sein beispielsweise in Veränderungsprozessen und selbstverständlich im Projektmanagement. Gerade letzteres lebt in der Entwicklungsphase von gegenseitigen Feedback.

Ich lade auch in meinem Programm „Balance im Büro“ immer wieder dazu ein, Feedback als gegenseitiges Coaching zu sehen. Als Chance, miteinander zu wachsen. In dem Kurs zeige ich, wie du diese Balance findest und erfolgreich Feedback gibst und annimmst.

Die Fragen, die zur Weiterentwicklung beitragen, sind zugegeben altbekannt. Doch gerade weil sie so bekannt sind, sind sie meiner Ansicht nach auch so hilfreich:

* Was können wir verbessern?

* Wo hakt es im Moment?

* Was können wir aus den Fehlern, die nun entstanden sind, lernen?

* Was können wir aus dem Konflikt lernen, mit dem wir es momentan zu tun haben?

Diese Fragen nach einer kritischen Äußerung zu stellen, am besten auch mit dem Feedback-Geber bzw. der -Geberin, trägt zu einer vertrauensvollen Feedback-Kultur im Unternehmen bei. Es braucht hierzu nicht immer große Prozesse, es reichen wenige Fragen. Das schafft nicht nur ein positives Arbeitsumfeld, sondern fördert auch eine Atmosphäre, in der persönliches Wachstum und berufliche Entwicklung möglich werden. Dazu benötigt es Vertrauen und auch den Mut, den Umgang mit kritischen Bemerkungen zu erlernen.

Wie eben angesprochen: Das A und O für eine offene, klare Feedbackkultur ist Vertrauen. Sowohl das Vertrauen in die Mitarbeitenden als auch in die Führungskräfte sowie die Organisation an sich. Menschen sind eher bereit, auch ehrlich gemeintes Feedback zu geben, wenn im Grundsatz darauf vertraut werden kann, dass keinerlei Schäden für sie persönlich dabei entstehen.

Denn jeder Fehler kann zum Helfer werden, doch davor benötigen wir das Feedback um den Fehler aufzudecken.

Das zu betonen ist deshalb so wichtig, da es durchaus Geschäftsfelder und Arbeitsfelder gibt, in denen ein Feedback unbedingt notwendig ist und sogar Leben retten kann. Das gilt für Luftfahrt, doch auch für Bustransfers und selbstverständlich im Bereich der Notrettung.

Feedback hat eine enorme Bedeutung, sowohl was das Konfliktgeschehen angeht, doch auch, was die gelebte Fehlerkultur in Unternehmen betrifft. Beides hängt eng miteinander zusammen.

Eine entscheidende Ergänzung für einen erfolgreichen Umgang mit Feedback ist deine Fähigkeit zur Selbstreflexion. Es kommt eben nicht nur auf externe Rückmeldungen an, sondern auch darauf, regelmäßig in dich zu gehen und die eigene Leistung kritisch zu hinterfragen.

Die Selbstreflexion ermöglicht es dir, die eigene Arbeitsweise, Kommunikation und Interaktion mit Kollegen und Kolleginnen zu überprüfen. Indem du dich bewusst mit den eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzt, kannst du gezielt an der eigenen Entwicklung arbeiten. Dies schafft eine positive Feedback-Schleife: Durch die kontinuierliche Selbstverbesserung trägst du aktiv zur positiven Entwicklung der Teamdynamik bei.

Gerade als Assistenz, in der verbindenden Funktion zwischen den Hierarchien, kann dir das viele Türen öffnen – und dich letztendlich auch sichtbarer machen.

Feedback ist ein mächtiges Instrument zur Verbesserung sowohl von Beziehungen als auch von den eigenen Fähigkeiten. Es erfordert Mut, Kritik und Lob anzunehmen, und Fingerspitzengefühl, solches zu geben.

Du kannst mit diesen Grundlagen Stück für Stück eine eigene Feedback-Kultur in deinem Arbeitsumfeld schaffen. Das fördert auch eine Atmosphäre, in der persönliches Wachstum und berufliche Entwicklung möglich werden.

Für mich bist du als Assistenz auch hier wieder die Schlüsselrolle: Denn du hast täglich mit so vielen Menschen zu tun und erkennst häufig schon früh die ersten Anzeichen. So kannst du, als gewiefte Assistentin oder Assistent, durch Interaktionen frühzeitig auf Fehlermöglichkeiten hinweisen.

Nutze diese Chance, sei es im Büroalltag oder in meinem Kurs, um die Kunst des Feedbacks zu meistern und eine positive Veränderung herbeizuführen, die die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit bildet.

Genau darum gebe ich auch regelmäßig Trainings zum Umgang mit kritischen Äußerungen und zur Feedbackgestaltung in Organisationen.