Die virtuelle Welt der Assistenz

Sabine Kupfer

01 März 2021

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Zuhause ASSISTENZ

Die virtuelle Welt der Assistenz

Ich habe 1996 als “staatlich geprüfte Sekretärin IHK” begonnen …
Wann begann im Assistenz-Bereich eigentlich das „virtuelle Zeitalter“? Diese Frage habe ich mir gestellt. Homeoffice war nicht immer möglich, jedoch, auch ohne Homeoffice ist virtuelles Arbeiten schon lange der Haupt-, Dreh- und Angelpunkt der guten Assistentin.

Und dazu muss ich nicht nur Miss Moneypenny von James Bond toll finden – die im übrigen auch immer genau wusste, wie sie im Zweifel ihre Agenten wieder einsammeln konnte.

Ich habe vor 24 Jahren meine Laufbahn als Assistentin angefangen

War es schon virtuelles Zusammenarbeiten damals – ich hatte nach dem Abitur gerade meine Ausbildung bei der Robert Bosch GmbH zur „staatlich geprüften Sekretärin” begonnen – als ich mein erstes Telex nach China sendete, um meinem Vorgesetzten eine wichtige Mitteilung zu machen?
Oder war es, als im Jahr 1998 Exchange (der Vorgänger von Outlook) bei Bosch flächendeckend ausgerollt wurde und ich versuchte, Faxe über Exchange zu senden … das funktionierte damals nur teilweise. Oder war virtuell schon, am Freitag vor dem Wochenende genügend Papier ins Fax- Gerät einzulegen?

 

Genauso zeigt mich das Bild unten – es ist alt, mit einem alten Gerät aufgenommen, jedoch auch schon damals tätig mit Headset, Telefon am PC und online in der Email. Ach ja, und alles gleichzeitig.

Weltweit tätige Teams gibt es schon lange!

1998 begann ich in der Zentralabteilung für Arbeits-, Brand- und Umweltschutz. Eine Abteilung die weltweit tätig war. Also war mein Team natürlich auch weltweit verstreut, und diejenigen, die zwar als Hauptarbeitsplatz die Zentrale hatten, waren auch ständig unterwegs. War virtuelles Arbeiten auch, das Ticket in Großbritannien an einem Schalter zu hinterlegen und dem Chef das über einen Fahrer ausrichten zu lassen der zum Glück per Funk erreichbar war?
Irgendwann fand ich heraus, wie SMS über das Tool Exchange zu versenden sind. Das war einfach klasse. Ich musste zwar immer die Zeichen zählen (mehr als 120 oder 160 waren nicht möglich), jedoch war das eine super Sache, um meinen Mitarbeitern, wo auch immer sie waren, kurze Infos zu senden. Dazu hatte ich mir zu jedem Mitarbeiter eine Entwurfs-Email abgespeichert, damit ich im Zweifel nicht erst lange die Nummer heraus suchen musste.

Und: Die SMS erreichte den Mitarbeiter etwas zeitversetzt auch, wenn er im Mobilfunk-Off zugange war.

Sensationell: Kalender des Vorgesetzten über den eigenen Account bearbeiten

Sensationell fand ich, als das Exchange erweitert wurde, vermutlich hieß es dann schon Outlook, und ich über meinen Posteingang in den Posteingang meines Vorgesetzten zugreifen konnte und über meinen Account seinen Kalender pflegen konnte. Man höre und staune, bestimmt bis 2003/2004 habe ich parallel immer noch einen Papierkalender geführt. Der Grund dazu war, dass die Synchronisierung mit dem Blackberry – Vorgänger des Smartphones – nicht immer so gut lief. Ich weiß nicht wie oft ich einige Termine nachtragen musste. Noch lange habe ich beibehalten, dass ich Termine zur Sicherheit ausgedruckt in die Wiedervorlage gelegt habe.

Mein nicht gerade umweltfreundliches Ausdrucken hat mir 2017 auch tatsächlich den Kalender meines Vorgesetzten gerettet: Der Geschäftsbereich Starter, bei dem ich angestellt war als Assistenz des Präsidenten, wurde verkauft und im Zuge des Verkaufs gab es eine sogenannte IT- Migration. Die lief nicht ganz so gut ab, und ein Großteil der Termine war im IT-Nirvana verschwunden. Dank meiner Ausdrucke konnte ich einen Großteil der Termine wieder einstellen oder einfach nur notieren.

China ... und andere Zuständigkeiten

Interessanterweise hatte ich bis Oktober 2019 immer Vorgesetzte, die für China zuständig waren. Ich habe also auch miterlebt, dass Kollegen in China fast gar nicht erreichbar waren. Ich habe noch miterlebt, was es heißt, in Warteschleifen zu hängen, weil gerade das Telefon eben nicht einfach so durchgestellt wird. Oder ich habe erlebt, dass Emails erst zeitversetzt angekommen waren. Und ich kann mich noch daran erinnern, dass ich mit großen Augen angesehen wurde: „Wie? Emails GLEICH lesen? Wer macht denn sowas? Die lese ich erst im Flugzeug oder halt wenn irgendwo Zeit ist.“

Können wir uns das noch vorstellen?

Ich finde es irre, was wir heute für Möglichkeiten haben. Wie wir uns heute vernetzen können, was alles passiert ist, seitdem ich angefangen habe zu arbeiten. Führt natürlich auch zu Konflikten in der Wirtschaft. Die Herausforderungen und Lösungen finden Sie hier.

Die Assistenz – schon so lange durch und durch virtuell

Und so lange schon ist die Assistenz virtuell!
Zumindest die Assistenz, die größere Teams zu organisieren hatte und über mehr als einen Standort hinweg vereinte, war schon lange vor der heutigen Homeoffice Virtualität virtuell tätig. Musste sich anpassen, Lösungen suchen, Möglichkeiten erfinden.
Probiere die Möglichkeiten aus!

Über die Zeit hinweg habe ich viele Möglichkeiten erprobt und getestet – anders geht es nicht. Ich liebe bis heute die Outlook-Aufgaben (wer mich kennt und das liest grinst vermutlich). Jedoch habe ich in besonders dringenden Momenten auch meine Vorgesetzten im Werk ausrufen lassen. Habe Kollegen an anderen Standorten über Funk angechattet, habe ich weiß nicht wie viele SMS geschrieben, habe Faxe verteilt und habe natürlich das altbewährte Telefon überstrapaziert. Das alles sind virtuelle Tools, wenn sie uns auch schon jetzt so normal vorkommen.

Heute gibt es eine solche Bandbreite an Möglichkeiten: wir können weltweit auf eine bestimmte Datei zugreifen – dank virtueller Räume in LinkedIn, über Miro, über geteilte Laufwerke – und alle sehen die gleiche Datei und können genau in dieser Datei gemeinsam arbeiten. Die Tools dazu sind vielfältig.

Wenn ich mir überlege, dass früher Videokonferenzen extra angemeldet werden mussten, dass dazu Vordurchsprachen zwingend nötig waren – heute klicke ich auf Skype oder Zoom, schicke einen Link und sehe meine Kollegen kurz darauf fröhlich in die Tablet-, PC- oder Handykamera lachen.

Wie genial war es, als 3 Leute in einer einfachen Telefonschaltung schnell zusammen geführt werden konnten – heute können wir mit einem einzigen Skypelink mehrere Dutzend Personen einfach und schnell – und unkompliziert! – zusammen trommeln.

Townhall Meetings gehen heute auch virtuell

In 2020 habe ich allerdings dann innerhalb meines Unternehmens drei (!!) Townhall Meetings virtuell organisiert. Vormals undenkbar, jedoch aufgrund der Situation wegen Corona auf einmal durchführbar und unterstützt.

Es waren über 2000 Mitarbeiter zugeschaltet und es ging, es hat funktioniert! Ich bin heute immer noch stolz darauf diesen Clou gelandet zu haben. Und noch stolzer macht mich, dass wenige Zeit später die Arbeitnehmervertretung ähnliches an den Deutschen Standorten ausprobiert und durchgeführt hat.

Mit Smartphone geht heute vieles noch einfacher

Dank dem Smartphone geht ja vieles noch viel einfacher als früher. Ich habe wie ein Rohrspatz geschimpft, wenn ich wen nicht erreicht habe. Oder – als ich noch in meiner Funktion als CEO-Assistenz war – jemand seine Emails nicht gelesen habe. Denn Emails können heute ja überall abgerufen werden. Kaum vorstellbar, dass es heut irgendwo kein Netz mehr hat. Und doch: Das gibt es noch… zum Glück? Kein Netz gibt es an manchen Orgen im Pfälzer Wald. In den Alpen. In den Rocky Mountains. Und sogar an manchen Stellen auch in China!

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