Die virtuelle Welt der Assistenz

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Ich habe 1996 als “staatlich geprüfte Sekretärin IHK” begonnen …

Wann begann im Assistenz-Bereich eigentlich das „virtuelle Zeitalter“? Diese Frage habe ich mir gestellt. Homeoffice war nicht immer möglich, jedoch, auch ohne Homeoffice ist virtuelles Arbeiten schon lange der Haupt-, Dreh- und Angelpunkt der guten Assistentin. 

Und dazu muss ich nicht nur Miss Moneypenny von James Bond toll finden – die im übrigen auch immer genau wusste, wie sie im Zweifel ihre Agenten wieder einsammeln konnte.

Ich habe vor 24 Jahren meine Laufbahn als Assistentin angefangen.

War es schon virtuelles Zusammenarbeiten damals – ich hatte nach dem Abitur gerade meine Ausbildung bei der Robert Bosch GmbH zur „staatlich geprüften Sekretärin” begonnen – als ich mein erstes Telex nach China sendete, um meinem Vorgesetzten eine wichtige Mitteilung zu machen? 

Oder war es, als im Jahr 1998 Exchange (der Vorgänger von Outlook) bei Bosch flächendeckend ausgerollt wurde und ich versuchte, Faxe über Exchange zu senden … das funktionierte damals nur teilweise. Oder war virtuell schon, am Freitag vor dem Wochenende genügend Papier ins Fax-Gerät einzulegen?

Weltweit tätige Teams gibt es schon lange!

1998 begann ich in der Zentralabteilung für Arbeits-, Brand- und Umweltschutz. Eine Abteilung die weltweit tätig war. Also war mein Team natürlich auch weltweit verstreut, und diejenigen, die zwar als Hauptarbeitsplatz die Zentrale hatten, waren auch ständig unterwegs. War virtuelles Arbeiten auch, das Ticket in Großbritannien  an einem Schalter zu hinterlegen und dem Chef das über einen Fahrer ausrichten zu lassen der zum Glück per Funk erreichbar war?

Irgendwann fand ich heraus, wie SMS über das Tool Exchange zu versenden sind. Das war einfach klasse. Ich musste zwar immer die Zeichen zählen (mehr als 120 oder 160 waren nicht möglich), jedoch war das eine super Sache, um meinen Mitarbeitern, wo auch immer sie waren, kurze Infos zu senden. Dazu hatte ich mir zu jedem Mitarbeiter eine Entwurfs-Email abgespeichert, damit ich im Zweifel nicht erst lange die Nummer heraus suchen musste. 

Und: Die SMS erreichte den Mitarbeiter etwas zeitversetzt auch, wenn er im Mobilfunk-Off zugange war. 

Sensationell: Kalender des Vorgesetzten über den eigenen Account bearbeiten

Sensationell fand ich, als das Exchange erweitert wurde, vermutlich hieß es dann schon Outlook, und ich über meinen Posteingang in den Posteingang meines Vorgesetzten zugreifen konnte und über meinen Account seinen Kalender pflegen konnte. Man höre und staune, bestimmt bis 2003/2004 habe ich parallel immer noch einen Papierkalender geführt. Der Grund dazu war, dass die Synchronisierung mit dem Blackberry – Vorgänger des Smartphones – nicht immer so gut lief. Ich weiß nicht wie oft ich einige Termine nachtragen musste. Noch lange habe ich beibehalten, dass ich Termine zur Sicherheit ausgedruckt in die Wiedervorlage gelegt habe. 

Mein nicht gerade umweltfreundliches Ausdrucken hat mir 2017 auch tatsächlich den Kalender meines Vorgesetzten gerettet: Der Geschäftsbereich Starter, bei dem ich angestellt war als Assistenz des Präsidenten, wurde verkauft und im Zuge des Verkaufs gab es eine sogenannte IT-Migration. Die lief nicht ganz so gut ab, und ein Großteil der Termine war im IT-Nirvana verschwunden. Dank meiner Ausdrucke konnte ich einen Großteil der Termine wieder einstellen oder einfach nur notieren.

China … und andere Zuständigkeiten

Interessanterweise hatte ich bis Oktober 2019 immer Vorgesetzte, die für China zuständig waren. Ich habe also auch miterlebt, dass Kollegen in China fast gar nicht erreichbar waren. Ich habe noch miterlebt, was es heißt, in Warteschleifen zu hängen, weil gerade das Telefon eben nicht einfach so durchgestellt wird. Oder ich habe erlebt, dass Emails erst zeitversetzt angekommen waren. Und ich kann mich noch daran erinnern, dass ich mit großen Augen angesehen wurde: „Wie? Emails GLEICH lesen? Wer macht denn sowas? Die lese ich erst im Flugzeug oder halt wenn irgendwo Zeit ist.“ Können wir uns das noch vorstellen?

Ich finde es irre, was wir heute für Möglichkeiten haben. Wie wir uns heute vernetzen können, was alles passiert ist, seitdem ich angefangen habe zu arbeiten. 

Die Assistenz – schon so lange durch und durch virtuell

Und so lange schon ist die Assistenz virtuell!

Zumindest die Assistenz, die größere Teams zu organisieren hatte und über mehr als einen Standort hinweg vereinte, war schon lange vor der heutigen Homeoffice Virtualität virtuell tätig. Musste sich anpassen, Lösungen suchen, Möglichkeiten erfinden. 

Probiere die Möglichkeiten aus!

Über die Zeit hinweg habe ich viele Möglichkeiten erprobt und getestet – anders geht es nicht. Ich liebe bis heute die Outlook-Aufgaben (wer mich kennt und das liest grinst vermutlich). Jedoch habe ich in besonders dringenden Momenten auch meine Vorgesetzten im Werk ausrufen lassen. Habe Kollegen an anderen Standorten über Funk angechattet, habe ich weiß nicht wie viele SMS geschrieben, habe Faxe verteilt und habe natürlich das altbewährte Telefon überstrapaziert. Das alles sind virtuelle Tools, wenn sie uns auch schon jetzt so normal vorkommen. 

Heute gibt es eine solche Bandbreite an Möglichkeiten: wir können weltweit auf eine bestimmte Datei zugreifen – dank virtueller Räume in LinkedIn, über Miro, über geteilte Laufwerke – und alle sehen die gleiche Datei und können genau in dieser Datei gemeinsam arbeiten. Die Tools dazu sind vielfältig. 

Wenn ich mir überlege, dass früher Videokonferenzen extra angemeldet werden mussten, dass dazu Vordurchsprachen zwingend nötig waren – heute klicke ich auf Skype oder Zoom, schicke einen Link und sehe meine Kollegen kurz darauf fröhlich in die Tablet-, PC- oder Handykamera lachen.

Wie genial war es, als 3 Leute in einer einfachen Telefonschaltung schnell zusammen geführt werden konnten – heute können wir mit einem einzigen Skypelink mehrere Dutzend Personen einfach und schnell – und unkompliziert! – zusammen trommeln.

Townhall Meetings gehen heute auch virtuell

In den letzten Wochen habe ich dahingegen innerhalb meines Unternehmens 3 (!!) Townhall Meetings virtuell organisiert. Früher wirklich undenkbar!

Und dank dem Smartphone geht vieles heute noch einfacher: Emails können direkt dort abgerufen werden. Ich schimpfe wie ein Rohrspatz, wenn ich wen nicht erreiche – kaum vorstellbar dass es heute irgendwo kein Netz mehr hat – und doch gibt es das – zum Glück? – immer noch. Im Pfälzer Wald. Oder in den Alpen. 

Ich bin dankbar, für die 24 Jahre mit virtuellem Arbeiten. Es hat sich viel geändert und es wird sicherlich auch noch mehr kommen. Wichtig ist: Am Ball bleiben. Weiterhin austesten, probieren. Nicht jeder kann mit jedem Tool arbeiten, ich auch nicht. Ich erwähnte bereits: Ich liebe Outlook. 

Jedoch, hier lerne ich gerade als Mediatorin dazu: Selbst Mediation geht online! die Welt von heute ist Online – durch und durch – und wird es immer mehr. Nutzen wir das, was uns die Digitalisierung an Möglichkeiten gibt! Da gibt es so viel! 

Wer jetzt grinsen musste, darf mir sehr gerne einen Kommentar hinterlassen. Und ja, ich stehe zu meinem Alter: Ich werde dieses Jahr 44 und es ist toll, was ich alles, alles miterleben durfte. Denn auch heute greife ich manchmal auf die gute alte Telefonkonferenzschaltung zurück. Eben wenn alles andere nicht funktioniert.

©Sabine Kupfer

Ein Kommentar zu “Die virtuelle Welt der Assistenz

  1. Liebe Sabine,
    wie schön, Dich schon seit 2008 (?) zu kennen und so einiges mit Dir gemeinsam gerockt zu haben! Die gute alte Zeit… der wundervolle Job als Assistentin… Ich war von 1997-2012 dabei und denke gerne daran zurück!
    Toll, dass Du immer noch am Ball bleibst, Dir unermüdlich neues Wissen aneignest und immer auf Zack und auf dem neuesten Stand bist! Und dass Du jetzt sogar unter die Blogger gegangen bist freut mich ganz besonders! Yeah – die Social Media & Web2.0 Welt hat noch so viel mehr zu bieten als nur die neuesten Kollaborationstools :-))
    Mach weiter so!
    LG Katha

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